智能化出租的会议预约管理系统

1、开发背景

基于目前许多大中型企业手工化管理会议室，各楼层的会议室空闲／预定情况不能及时得知。为了进一步规范会议室的使用/预定管理，避免资源的冲突。由我公司自主研发的基于B/S结构的WISTOOP会议管家，用户只需要通过互联网即可随时了解每个会议室的当前状态和预定情况，提高了会议室的使用率，节省会议组织者的时间。

2、系统结构
WISTOOP会议管家基于PHP架构下，使用了PHP语言开发的B/S系统，数据库采用MYSQL SERVER，系统同时支持WINDOWS和LINUX操作系统平台，具有优良的可移植性、通用性、易用性及高可维护性。由于技术架构灵活，使得系统可以在满足会议系统要求的同时，实现与其他的在用的业务系统实现信息对接。
系统采用B/S [浏览器 / 服务器 ]体系结构。系统平台包括会议室管理系统、数据库服务器、信息发布系统、客户端四大部分。利用IE浏览器进行管理操作;支持手机浏览器终端预定／取消会议室。
WISTOOP会议管家可以和WISTOOP信息发布系统完美结合。在会议室门口显示器上实时动态显示会议进程。

3、系统优势

WISTOOP会议管家采用B/S架构开发，以瘦客户端的方式在企业内部网和互联网上应用，相比其他的产品，具有如下特点：

3.1 技术领先
WISTOOP会议管家和WISTOOP信息发布系统完美结合，可以通过信息发布平台，实时动态的将会议室预定信息，传递到每个会议室门口显示屏上，管理界面融合一体，只需登陆即可实现2套系统的综合管理。
系统同时支持WINDOWS/LINUX跨平台操作，并提供WINDOWS/LINUX2个版本的服务器，信息发布系统同时兼容C/S和B/S 2种架构。PHP环境支持高效内存管理机制，带来更高效的内存和使用率以及更快的运行速度。
WISTOOP会议管家使用了php语言开发的B/S系统，数据库采用MYSQL SERVER，具有优良的可移植性、通用性、易用性及高可维护性。由于技术架构灵活，使得系统可以在满足会议系统要求的同时，实现与其他的在用的业务系统实现信息对接。

3.2 用户权限控制灵活
WISTOOP会议管家的用户控制由：角色、权限、用户、用户组4个部分组成。角色对应权限，用户对应用户组，用户组对应角色， 无论用户如何变换，都不会造成权限控制的混乱，使得用户权限管理做到安心、放心。

3.3 支持短信、邮件通知
WISTOOP会议管家与移动技术充分结合，实现了一旦会议确认召开，就会提前向与会人员进行短信和邮件通知，以免造成缺席、迟到等现象，进而可以有效的提高会议的执行效率。

3.4 会议资源统筹分配
在企业实际运营过程中，有时会出现会议资源冲突的现象，而以往，一旦出现不同的会议组在同一时间使用同一会议资源的情况，比如同时在同一个会议室召开会议，结果造成了不必要的尴尬。WISTOOP会议管家充分考虑到了这点，在申请会议资源时对会议室的使用时间做了判断，如果存在同时同会议室使用的情况，会提醒申请者进行相关的处理。

3.5系统安全性
安全是企事业单位信息系统非常重要的环节，尤其是重要的会议，一旦造成会议内容泄露，将给企事业单位造成相当严重的影响。
WISTOOP会议管家从三个方面保证系统的安全性：

? 用户认证安全
? 采用PHP 加密验证方式，所有页面均需授权才可访问；
? 每个用户对应各自的角色，每个角色拥有各自的操作权限；
? 不允许存在相同用户名的情况，杜绝假冒授权；
? 用户密码采用MD5加密，保证密码明文安全；

? 业务及网络安全
? 非会议参与人员不允许查看会议内容及附件；
? 所有页面输入全部进行SQL注入校验，防止非法执行系统指令；
? 可采用SSL及证书验证，保护信息传递的安全；

? 数据安全
? 采用B / S架构，杜绝数据库服务器与客户端进行直接物理连接；
? 数据库可自行设定策略进行定时备份，减少灾难性故障损失；
? 采用专有的数据库账号登录，限定数据访问范围；

3.6 私密会议室
系统可以允许将某个会议室单独指定给某个部门使用，其他部门无法预定该会议室。比如董事会议室、财务专用会议室等。


3.7 紧急退订功能
对于已经审批通过的会议，如果该会议室有其他紧急安排，或者与会人员无法参加的情况下，管理员可以通过会议退订功能（需要输入退订理由），会议申请者可以重新编辑该申请订单，修改后在提交，退订的颜色显示为红色用于区分。


3.8 会议信息统计
会议预定系统可根据使用部门或者会议室进行统计，并导出统计结果（EXCEL格式）。 


3.9 计费功能
会议预定系统可根据申请会议时，提供的额外资源，在会议结束后，对所使用的额外资源进行计费统计（导出EXCEL）,该功能主要面向出租型会议室。 


3.10 AD域用户同步功能
会议预定系统可在线导入WINDOWS 2003 \ WINDOWS 2008等系统的AD域用户。 并可以实现定时同步功能。

3.11 会议状态灯光显示功能
在有些会议室无显示屏显示会议状态的情况下，可提供灯光状态显示功能，在开会期间，会议室灯光用红色灯光显示状态。


3.12 会议审批功能
可根据实际使用需求，取消审批功能或者打开审批功能，取消审批功能的情况下，每个会议发起人发起会议后直接通知与会人员，无须审批，比较适合企业用户。打开审批的功能适合国企或政府用户。

3.13 会议反馈功能
对已经开完的会议，会议申请人员，可以针对在本次会议中遇到的问题，如硬件问题，进行反馈，反馈结果将邮件通知管理员。可更好的实现会议室的维护。

3.14 会议总结功能
对已经开完的会议，会议申请人员，可以在会议结束后，将本次会议的文档和本次会议的总结整理后，进入会议总结功能，将整理后的信息，邮件发送给所有与会人员。

3.15 二次开发接口
根据用户需求，开放二次开发接口，方便和第三方OA平台融合。支持单点登录功能。可以从其他OA或第三方平台单点登录到会议预订平台，无需二次登录。

3.16 信息发布与会议信息定时切换功能
可以在没有会议的时间段播放公司宣传片和发布公司新闻，在会议期间系统自动切换到会议界面。

3.17 自动化处理
整套会议预订系统，在申请人员填写完相关信息，审批通过后，系统完全自动推送信息，无需人员操作，在企业，可以关闭审批功能，按优先预订原则，先预订先使用，无须审批环节。

3.18 指纹考勤功能
WISTOOP会议室预订系统允许对与会人员进行考勤统计，会议结束后可以输出EXCEL格式文件，（改功能需要每个会议室配置指纹验证硬件。）


3.19 会议提前结束和会议延迟功能
WISTOOP会议室预订系统允许在会议的过程中，提前结束会议，也可以根据需要，延长会议的时间。可以更好的提高会议室的使用效率。

3.20 会议室周边设备控制功能
WISTOOP会议室预订系统允许和会议室周边系统对接，实现会议进程中，自动对第三方设备的控制。 


3.21 门禁会议时间段控制功能

可以和门禁系统（IC卡或ID卡）对接。实现会议期间通过刷卡进入，与会人员在会议开始后自动授权到门禁主机，会议结束后自动取消授权。（推荐使用中控门禁系统）。
。 


3.22 门禁会议时间段控制功能

WISTOOP会议室预订系统允许可以和会议室中控系统对接，实现在会议开始时自动打开会议室硬件设备，在会议结束后，自动会关闭会议室硬件设备。无需人工操作。



4、功能模块简介
整个系统分为资源管理、会议管理、使用统计等3大模块，其中资源管理模块分为楼层管理、会议室管理、用户管理（部门及人员）、其他资源管理等5个子模块，会议管理分为会议申请、我的申请、会议室审批、会议查询等4个子模块，使用统计模块分为会议统计、计费管理等2个子模块。


5、其他功能

? 和WISTOOP信息发布系统完美结合，实现对会议室门口标牌的管理，会议室门口的显示屏自动显示该会议室的会议进程。
? 自动显示状态分为会议中和会议空闲，在会议进行中显示该会议的会议内容，会议空闲阶段则显示所有会议室当日的信息。
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? 短信、邮件通知功能，让你无论何时何地都可轻松实现，让资源得到充分地利用。
? 图表形式显示会议室的空闲和占用时段，一目了然，让你在有限的会议室资源里，开会不冲突，时间不撞期。
? 系统提供优秀的开发接口，方便与企业现有的会务管理系统或其它信息系统进行无缝地结合，使企业的信息资源得到统一、充分的展示。
? 可以导入AD域里面的用户信息，实现和AD域用户共享用户。
? 和OA等第三方平台完美结合。
? *支持私密会议室功能。
? *支持会议前定时提醒功能。会议结束前提醒等功能。
? *支持OUTLOOK日历功能（需要定制）。
? *支持单点登录功能，可从其他平台登录会议室预定系统，无需再次验证。
? *无会议时可以显示广告或者新闻通知等信息。
? *支持会议状态灯显示模式，开会的情况下，会议室红灯亮，无会议的时候会议室绿灯常亮。
? *支持和第三方中控系统对接，实现定时打开会议室里面的音视频设备，结束会议后关闭相关设备。

? *支持和门禁系统的整合（需二次开发）

? *支持和指纹考勤系统对接。

6、会议室预订系统安装示意图



8、应用案例